Privacyverklaring

BAK, basis voor actuele kunst BAK, basis voor actuele kunst, gevestigd aan Pauwstraat 13a 3512 TG Utrecht Nederland, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

Contactgegevens:

BAK, basis voor actuele kunst

Pauwstraat 13a

3512 TG Utrecht

Nederland

+31 030 2316125

info@bakonline.org

Persoonsgegevens die wij verwerken

BAK, basis voor actuele kunst verwerkt je persoonsgegevens doordat je gebruik maakt van onze diensten en/of omdat je deze gegevens zelf aan ons verstrekt. In het kader van de Europese wetgeving rondom databescherming (AVG – Algemene Verordening Gegevensbescherming) geven wij een overzicht van welke soort persoonsgegevens wij verwerken.

Hieronder vind je een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken. Deze gegevens worden verzameld afhankelijk van de soort dienst die geleverd wordt.

• Voor- en achternaam
• Adresgegevens
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Bankrekeningnummer

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken

Onze organisatie heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over online en offline bezoekers die jonger zijn dan 16 jaar, tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen online echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als je ervan overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via info@bakonline.org. Wij controleren dan of wij daadwerkelijk deze gegevens hebben verzameld en verwijderen deze indien blijkt dat we over deze gegevens beschikken.

Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken

BAK, basis voor actuele kunst verwerkt jouw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

• Het afhandelen van jouw betaling
• Verzenden van onze nieuwsbrief en uitnodigingen voor evenementen en openingen
• Verzenden van persberichten (indien je in ons persbestand staat)
• Je te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren
• Om de door jou opgevraagde goederen en diensten bij je af te leveren
• BAK, basis voor actuele kunst verwerkt ook persoonsgegevens als wij hier wettelijk toe verplicht zijn, zoals gegevens die wij nodig hebben voor onze belastingaangifte.

Geautomatiseerde besluitvorming

BAK, basis voor actuele kunst neemt niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van BAK, basis voor actuele kunst) tussen zit.

Systemen waar BAK gebruik van maakt voor verwerking van persoonsgegevens

BAK, basis voor actuele kunst gebruikt de volgende computerprogramma’s of -systemen:

Access

Voor het verwerken van al onze contacten maken wij gebruik van Microsoft Access. Deze database wordt primair gebruikt als digitaal adresboek. In deze database worden persoonsgegevens als naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer verwerkt. Daarnaast wordt er aangegeven welke relatie de contactpersoon tot BAK heeft (bij welke projecten betrokken, welke boeken besteld, etc.).

Outlook

Wij maken momenteel gebruik van het e-mailprogramma Outlook, en in het verleden gebruikten wij Zimbra. Hierin staan e-mailadressen opgeslagen van personen waarmee wij contact hebben gehad en andere persoonsgegevens die zijn genoemd in e-mails blijven vaak in het archief van het programma staan. Omdat het niet werkbaar is om deze persoonsgegevens op systematische wijze te verwijderen, verwijderen wij deze persoonsgegevens alleen op verzoek.

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren

BAK, basis voor actuele kunst streeft ernaar om je persoonsgegevens niet langer te bewaren dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor je gegevens worden verzameld. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen voor de volgende (categorieën) van persoonsgegevens:

• Marketinggegevens (zoals nieuwsbrief): na afmelding bewaren we deze gegevens maximaal 2 jaar.
• Administratieve gegevens (zoals facturen van ZZP-ers): voor deze gegevens geldt een wettelijke verplichting om de gegevens 7 jaar te bewaren.
• Sollicitaties: deze worden tot 4 weken na afloop van de procedure bewaard. Indien wij deze gegevens langer willen bewaren, dan vragen wij hiervoor toestemming.

Delen van persoonsgegevens met derden

BAK, basis voor actuele kunst deelt jouw persoonsgegevens met derde partijen als dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de overeenkomst en om te voldoen aan een eventuele wettelijke verplichting, bijvoorbeeld voor de belastingaangifte. Met bedrijven die je gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van jouw gegevens. BAK, basis voor actuele kunst blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen. Daarnaast verstrekt BAK, basis voor actuele kunst jouw persoonsgegevens alleen met derde partijen met jouw nadrukkelijke toestemming.

Mailchimp

Wij maken gebruik van het mailingsprogramma Mailchimp voor het versturen van onze nieuwsbrieven. Hiervoor hebben wij het e-mailadres nodig. Daarnaast vragen we voor- en achternaam zodat we nieuwsbrieven met persoonlijke aanhef kunnen versturen en een taalvoorkeur zodat we nieuwsbrieven in de gewenste taal kunnen versturen. Wij hebben een bewerkersovereenkomst met Mailchimp gesloten die voldoet aan de AVG-wetgeving. In hun privacy policy staat beschreven hoe ze met deze gegevens omgaan, deze kun je hier lezen. Je kunt je afmelden voor deze e-mails, of je voorkeuren veranderen, via een link in de footer van deze mails.

Jewellabs

Voor de ticketverkoop van onze tentoonstellingen en evenementen maken wij gebruik van ticketshopsoftware van Jewellabs. Via dit platform ontvangen wij naam en e-mailadres van klanten, zodat we contact met hen op kunnen nemen als dat nodig is voor de service.

Jewellabs is verwerker van de persoonlijke klantgegevens door middel van onze ticketverkoop. Deze data wordt door Jewellabs gebruikt volgens hun privacyrichtlijnen, die je hier kunt lezen. Persoonlijke data die door Jewellabs is vergaard, wordt automatisch na dertig dagen verwijderd.

Kovoks

Al onze bestanden worden opgeslagen in een cloudomgeving die beheerd wordt door ICT-beheerder Kovoks. Met Kovoks wordt een verwerkersovereenkomst gesloten die voldoet aan de huidige Europese wetgeving.

Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken

BAK, basis voor actuele kunst gebruikt alleen technische en functionele cookies, en analytische cookies die geen inbreuk maken op je privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op jouw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en jouw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld jouw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. Je kunt je afmelden voor cookies door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kun je ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van je browser verwijderen.

We maken gebruik van analytische cookies waarmee wij het gebruik van de website kunnen meten. Gegevens die met deze cookies worden verzameld worden gecombineerd ten behoeve van statistische analyse, met behulp van Google Analytics. Er is een verwerkersovereenkomst met Google Analytics afgesloten die voldoet aan de Europese wetgeving.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om je eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door BAK, basis voor actuele kunst en heb je het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat je bij ons een verzoek kan indienen om de persoonsgegevens die wij van jou beschikken in een computerbestand naar jou of een ander, door jou genoemde organisatie, te sturen.

Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van je persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van je toestemming of bezwaar op de verwerking van jouw persoonsgegevens sturen naar info@bakonline.org.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, vragen wij jou een kopie van je identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie je pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van je privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op jouw verzoek.

BAK, basis voor actuele kunst wil je er tevens op wijzen dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan hier.

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

BAK, basis voor actuele kunst neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als jij het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op via info@bakonline.org